The Administrative Coordinator plays a key role in supporting the Glengarry Inter-Agency Group’s (“GIAG”) day-to-day operations by managing employee records, onboarding new hires, assisting with recruiting efforts, tracking timesheets, maintaining bookkeeping tasks, tracking contract stipulations and renewals, and overseeing staff training records.

This position requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to handle multiple administrative responsibilities efficiently.

Essential Duties and Resonsibilities

1. Community / Employer Based (35% of time)
• Maintain and update employee files, ensuring accuracy and confidentiality.
• Coordinate the onboarding process for new hires, including paperwork, orientation, and training schedules.
• Serve as a point of contact for new employees, providing information on the organization’s policies and procedures.

2. Client Based (15% of the time)
• Maintain a database of contracts, including renewal timelines, terms, and price adjustments.
• Track contract expirations and notify relevant departments of upcoming renewals.
• Assist in negotiating contract renewals and price adjustments with vendors as needed.

3. Administrative (30% of the time)
• Perform various administrative tasks, such as scheduling meetings, preparing reports, and handling correspondence.
• Assist in the implementation of policies and procedures.
• Support employee integration into the organization’s benefits program.
• Provide support to management and staff with additional duties as assigned.

4. Teamwork (20% of the time)
• Participate in regular team meetings.
• Regular interaction with employees, management, and external vendors.
• Foster a proactive approach to problem-solving and decision-making.

Job Specifications

REQUIREMENT
• College degree in Business Administration, Human Resources, or a related field or equivalent work experience.
• 2+ years of experience in an administrative role.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information responsibly.
• Previous experience in recruitment or HR coordination is an asset.
• Experience with timesheet processing and payroll coordination.
• Experience with bookkeeping software (such as QuickBooks) is a plus.
• Microsoft Office – Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.
• Microsoft 365 and TEAMS to enter and remain in contact with the work team and staff.
• English and French – oral and written.

COMPLEXITY / ANALYSES
• Assist with entry-level bookkeeping tasks, including invoice processing, expense tracking, and financial record-keeping.
• Work closely with the managers to ensure accurate reporting and timely payments.
• Work with payroll to ensure timely and accurate employee payments.

DIRECTION RECEIVED
• Direction is received from the: GIAG Executive Director.

DECISION MAKING
• Implement decisions from Managers and Executive Director.

ACCOUNTABILITY
• Training & Compliance Management:
• Maintain an inventory of employee training records, ensuring compliance with the organization’s policies and industry regulations.
• Track training completion dates and coordinate ongoing education or certification renewals.
• Schedule and organize training sessions for staff as required.

RELATIONSHIPS
• Provide training and professional development opportunities for staff.
• Support program supervisor, coordinators and non-program staff to facilitate teamwork to achieve program goals and objectives.

COORDINATION
• Assist with recruiting efforts for part-time and full-time employees in various programs, including:

• Before and After School Programs & Summer Camp
• Employment Services
• Seniors Programming
• Other Community and Support Services

• Post job openings, screen applications, and coordinate interviews.
• Support the hiring process by collecting required documentation and scheduling pre-employment training.
• Coordinate the integration of new employees into the organization’s benefits plan.

FINANCIAL IMPLICATIONS
• Support the annual budgeting exercise for the Agency

SUPERVISION / MANAGEMENT
• None required

WORKING CONDITIONS
• Office Environment
• Working hours – 8:30 am to 4:00 pm but hours may flex
• Working mostly out of Alexandria but may be required to visit other services’ sites.

L’individu qui occupera le poste de coordonnateur(rice) administratif(ve) joue un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes du Groupe Inter-agences Glengarry (« GIAG ») en gérant les dossiers des employés, en intégrant les nouvelles recrues, en aidant aux efforts de recrutement, en suivant les feuilles de temps, en tenant les tâches de comptabilité, en suivant les stipulations et les renouvellements des contrats et en supervisant les dossiers de formation du personnel.

Ce poste nécessite de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et la capacité de gérer efficacement plusieurs responsabilités administratives.

Tâches Essentielles et Responsabilités

1. Communauté / les employeurs (35% du temps)
• Tenir et mettre à jour les dossiers des employés, en garantissant l’exactitude et la confidentialité.
• Coordonner le processus d’intégration des nouvelles recrues, y compris les formalités administratives, l’orientation et les calendriers de formation.
• Servir de point de contact pour les nouveaux employés, en fournissant des informations sur les politiques et procédures de l’organisation.

2. Basé sur les clients (15% du temps)
• Maintenir une base de données de contrats, y compris les délais de renouvellement, les conditions et les ajustements de prix.
• • Suivre les expirations des contrats et informer les services concernés des renouvellements à venir.
• • Aider à négocier les renouvellements de contrats et les ajustements de prix avec les fournisseurs, au besoin.

3. Administratif (30% du temps)

• Effectuer diverses tâches administratives, telles que planifier des réunions, préparer des rapports et gérer la correspondance.
• Aider à la mise en œuvre des politiques et procédures.
• Soutenir l’intégration des employés dans le programme d’avantages sociaux de l’organisation.
• Fournir un soutien à la direction et au personnel avec les tâches supplémentaires assignées.

4. Travail en équipe (20% du temps)
• Participer aux réunions d’équipe régulières.
• Interaction régulière avec les employés, la direction et les fournisseurs externes.
• Favoriser une approche proactive de la résolution de problèmes et de la prise de décision.

Spécifications du poste

EXIGENCES
• Diplôme collégial en administration des affaires, en ressources humaines ou dans un domaine connexe ou expérience de travail équivalente.
• 2+ années d’expérience dans un rôle administratif.
• Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer les informations sensibles de manière responsable.
• Une expérience antérieure en recrutement ou en coordination RH est un atout.
• Expérience avec le traitement des feuilles de temps et la coordination de la paie.
• Une expérience avec un logiciel de comptabilité (tel que QuickBooks) est un plus.
• Microsoft Office – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Microsoft 365 et TEAMS pour entrer et rester en contact avec l’équipe de travail et le personnel.
• Anglais et français – oral et écrit.

COMPLEXITÉ/ANALYSES
• Participer aux tâches de comptabilité de base, y compris le traitement des factures, le suivi des dépenses et la tenue des dossiers financiers.
• Travailler en étroite collaboration avec les gestionnaires pour garantir des rapports précis et des paiements en temps opportun.
• Travaillez avec la paie pour garantir des paiements ponctuels et précis aux employés.

DIRECTIVES REÇUES
• Les directives sont reçues de la: Directrice exécutive – GIAG.

PRISE DE DÉCISIONS
• Mettre en œuvre les décisions des gestionnaires et de la directrice exécutive.

RESPONSABILITÉS
• Gestion de la formation et de la conformité.
• Tenir un inventaire des dossiers de formation des employés, garantissant le respect des politiques de l’organisation et des réglementations de l’industrie.
• Suivre les dates d’achèvement des formations et coordonner les formations continues ou les renouvellements de certification.
• Planifier et organiser des séances de formation pour le personnel, selon les besoins.

RELATIONS
• Offrir des opportunités de formation et de développement professionnel au personnel.
• Soutenir le superviseur du programme, les coordonateurs et le personnel hors programme pour faciliter le travail d’équipe afin d’atteindre les buts et objectifs du programme.

COORDINATION
• Participer aux efforts de recrutement d’employés à temps partiel et à temps plein dans divers programmes, notamment :

• Programmes avant et après l’école et camp d’été
• Services d’emploi
• Programmation pour les aînés
• Autres services communautaires et de soutien

• Publiez les offres d’emploi, filtrez les candidatures et coordonnez les entretiens.
• Soutenir le processus d’embauche en collectant la documentation requise et en planifiant la formation préalable à l’emploi.
• Coordonner l’intégration des nouveaux employés au régime d’avantages sociaux de l’organisation.

IMPLICATIONS FINANCIÈRES
• Soutenir l’exercice budgétaire annuel de l’Agence

SUPERVISION / MANAGEMENT
• Aucun requis

CONDITIONS DE TRAVAIL
• Environnement de bureau
• Horaires de travail : de 8 h 30 à 16 h 00, mais les horaires peuvent être flexibles.
• Travaillant principalement à partir d’Alexandrie, mais pouvant être amené à visiter les sites d’autres services